Freetalk: de grote administratieve tijdsverspilling? 'Ik doe het wel even zelf'
Laat je in deze freetalk, van freelancer tot freelancer, meenemen in een openhartige babbel over administratie. Samen met UNIZO’s Freelancer van het Jaar, Angelo Vandamme, gaan we in een zevendelige interviewreeks op zoek naar het échte verhaal achter zijn parcours.
Administratie hoort bij het freelance ondernemen, maar hoeft daarom geen tijdrovende klus te zijn. Door slim te digitaliseren, doordacht te automatiseren en kritisch te kijken naar elke taak, houdt Angelo zijn administratie bewust eenvoudig. In deze freetalk duiken we graag met hem achter de administratieve schermen. Zijn advies? Laat je niet verleiden door elke nieuwe tool, maar kies voor oplossingen die écht tijd besparen.
Foto: Bart Cloet
1️⃣ Op welke manier minimaliseer jij jouw niet-factureerbare tijd?
Voor mij draait efficiënte administratie om een gezonde mix van digitaliseren, automatiseren en bewust kiezen waar je tijd aan besteedt. Ik werk volledig digitaal: contracten, documenten en werkbestanden zijn logisch gestructureerd in OneDrive en inkomende facturen worden automatisch doorgestuurd naar mijn boekhoudplatform. Daarnaast plan ik elke maand een vast moment in om mijn administratie af te handelen. Zo blijft alles overzichtelijk zonder dat het voortdurend aandacht vraagt. Ik hanteer ook een eenvoudige regel: als ik een taak meermaals handmatig moet uitvoeren, onderzoek ik of automatisatie zinvol is. Maar automatiseren om het automatiseren heeft weinig nut. De winst moet groter zijn dan de tijd die je investeert in het opzetten ervan.
2️⃣ Welke tools of systemen maken voor jou hierin het verschil?
Ik gebruik technologie vooral daar waar ze mij echt tijd oplevert. Tijdens klantgesprekken zet ik bijvoorbeeld AI-tools in om gesprekken op te nemen en automatisch samen te vatten. Die informatie wordt vervolgens doorgestuurd naar mijn werkomgeving, zodat ik mij tijdens het gesprek volledig op de klant kan focussen in plaats van op notities. Voor mijn administratie hou ik het bewust eenvoudig. Mijn boekhouding verloopt via het pakket van mijn boekhouder en documenten scan ik met Adobe Scan, waarna ze automatisch in het systeem terechtkomen. Daarnaast werken herinneringen in mijn agenda voor terugkerende administratieve taken vaak even goed als complexe software. Niet elke uitdaging vraagt een nieuwe tool.
Niet elke administratieve taak vraagt een nieuwe tool, soms is eenvoud de meest efficiënte oplossing.
3️⃣ Hoe maak je de afweging tussen zelf doen, automatiseren en uitbesteden?
Veel freelance ondernemers trappen in de val van "ik doe het wel even zelf". Terwijl net daar vaak de grootste tijdswinst te halen valt. Bij elke taak stel ik mezelf dezelfde vraag: hoeveel tijd kost dit mij en wat levert een alternatief op? Soms is automatiseren de juiste keuze, bijvoorbeeld voor terugkerende processen. Soms is uitbesteden slimmer, zeker wanneer een andere freelancer een taak sneller en beter kan uitvoeren. En soms blijft de eenvoudigste oplossing gewoon de beste. Ik heb bijvoorbeeld geen uitgebreide software nodig voor digitale handtekeningen als ik slechts enkele documenten per jaar laat ondertekenen. Efficiëntie gaat niet over zoveel mogelijk tools gebruiken, maar over de juiste keuzes maken.
4️⃣ Heeft e-facturatie jouw administratie eenvoudiger gemaakt?
Ik geloof absoluut in het principe van e-facturatie en Peppol, maar vandaag ervaar ik nog niet alleen voordelen. Belgische facturen komen netjes binnen, maar facturen van buitenlandse leveranciers, online tools of papieren bonnetjes zitten vaak nog in een ander systeem. Daardoor moet ik verschillende kanalen blijven opvolgen en verlies ik soms net het overzicht dat digitalisering zou moeten creëren. Op lange termijn zie ik zeker het potentieel. Wanneer meer landen, softwarepakketten en leveranciers volledig aangesloten zijn, kan dit een enorme vereenvoudiging betekenen. Vandaag bevinden we ons echter nog in een overgangsfase, waardoor de praktijk soms weerbarstiger is dan de theorie.
Word jij Freelancer van het Jaar?
Op de jaarlijkse Freelancer Summit bekronen we opnieuw de Freelancer van het Jaar. UNIZO wil met deze prijsbeker het onmiskenbare belang van solopreneurs in dienstverlening in de kijker plaatsen en deze jaarlijks groeiende community inspireren en connecteren. Ben je een volbloed freelancer, consultant of zelfstandige dienstverlener zonder personeel en vertel je ons graag waarom jouw business en ervaringen inspirerend kunnen zijn voor startende of groeiende solopreneurs over alle expertises heen? Geef jouw solozaak een boost en neem deel aan deze UNIZO-wedstrijd.