Wie vandaag als freelancer of consultant met de overheid samenwerkt, merkt dat het landschap in beweging is. De spelregels worden duidelijker, de procedures strikter en de verwachtingen hoger. Die evolutie komt voort uit begrijpelijke ambities: meer transparantie, meer controle en een professioneler aankoopbeleid. Tegelijk zien we dat deze noodzakelijke modernisering soms leidt tot bijkomende complexiteit en tot een voorzichtige houding tegenover externe expertise, terwijl net die expertise het beleid en de uitvoering kan versterken. Voor freelancers en consultants in Vlaanderen en Brussel is het daarom belangrijk om niet alleen correct maar ook strategisch en proactief op deze evoluties in te spelen.

Procedures worden digitaler, maar ook veeleisender

Het e‑Procurementplatform heeft zich ontwikkeld tot de standaard voor publicatie en indiening van offertes. Dat versterkt transparantie en traceerbaarheid, twee legitieme prioriteiten voor elke overheid. In de praktijk vraagt het systeem echter een hoge mate van nauwkeurigheid: correcte digitale handtekeningen, volledig opgeladen documenten, strikte termijnen en formele beoordelingscriteria die - terecht - consequent worden toegepast. Daarbij blijft het onderscheid in drempelbedragen bepalend voor de complexiteit van een dossier. Voor bepaalde sectoren of dienstencategorieën gelden dan weer uitzonderingen of specifieke regels. Regelkennis wordt daardoor een belangrijk concurrentie-element.

Mijn tip: 

Investeer in een grondige “bid hygiene”: vaste checklists, kwaliteitscontrole van documenten, een bibliotheek van standaardantwoorden en een systematische aanpak van bewijsstukken en referenties. Wie het proces beheerst, wint betrouwbaarheid én efficiëntie.

Vlaamse richtlijnen rond consultancy

De Vlaamse Regering introduceerde bindende richtlijnen die de inzet van externe expertise beter kaderen: eerst een opportuniteitstoets, vervolgens transparante registratie en jaarlijkse rapportering. Het principe dat interne competenties maximaal moeten worden benut, is logisch en verstandig. Externe ondersteuning wordt expliciet gekoppeld aan meerwaarde, onafhankelijkheid en tijdelijke inzet. De uitdaging zit in de perceptie: doordat externe expertise formeel als ‘uitzondering’ wordt gedefinieerd, ontstaat soms onbedoeld de indruk dat consultancy per definitie een noodoplossing is. Voor vele hooggespecialiseerde freelancers en consultants - essentieel in domeinen zoals digitalisering, klimaat, cybersecurity of organisatieontwikkeling - kan dat ontmoedigend werken.

Mijn gedacht: 

We kunnen een doelgericht en transparant inhuurbeleid enkel maar steunen. Tegelijk moet gepleit worden om de meerwaarde van externe specialisten expliciet te blijven erkennen. Zij versterken net de kernopdrachten van de overheid door tijdelijke, hoogwaardige expertise in te brengen en interne teams te versterken via kennisdeling.

Belangrijke inzichten, maar vermijd collectieve veralgemening

De analyses van het Rekenhof brachten waardevolle aandachtspunten aan het licht: nood aan sterkere motivering, betere raming en een consequente toepassing van procedures. Deze aanbevelingen helpen het bestuur vooruit en verdienen opvolging. De publieke communicatie rond deze rapporten leidde echter soms tot een veralgemenend beeld dat “consultancy duur en risicovol” zou zijn. Dat doet weinig recht aan de duizenden zelfstandigen die constructief, kwaliteitsvol en kostenefficiënt werken binnen de regels. Striktere processen en langere doorlooptijden zijn begrijpelijke reflexen, maar ze mogen er niet toe leiden dat schaarse expertise moeilijker bereikbaar wordt. Zeker in domeinen waar de arbeidsmarkt al zwaar onder druk staat, heeft de overheid baat bij vlotte en proportionele toegang tot externe specialisten.

Mijn pleidooi:

Handhaaf strenge controles waar nodig, maar maak tegelijk ruimte voor snellere, proportionele procedures voor beperkte opdrachten en solo‑specialisten. Zo combineert de overheid kwaliteitsbewaking met toegankelijkheid, een noodzakelijke voorwaarde om topexpertise aan te trekken en beleidsdoelen effectief te realiseren.

Nieuwe verplichtingen in de keten: e-facturatie en compliance druk

Vanaf 1 januari 2026 werd gestructureerde e‑facturatie verplicht voor alle B2B‑facturen in België. Overheden verwachten diezelfde digitale maturiteit ook van hun leveranciers. Voor veel freelance ondernemers betekent dat een extra stap in hun IT‑ en facturatieproces, met bijhorende kosten en leercurve. Maar wie nu investeert, plukt snel de vruchten: je komt professioneler, efficiënter en betrouwbaarder over in aanbestedingen.

Mijn advies:

Kies tools die Peppol ready zijn en integreer je facturatie met je offertestroom van e-Procurement over contract tot e-factuur. Dit verkleint fouten, versnelt betalingen en toont volwassenheid richting aanbesteders.

Met de juiste aanpak doorbreek je elke drempel

In de huidige context, waarin overheden terecht streven naar meer transparantie, controle en professionele onderbouwing, wordt het voor externe experts steeds belangrijker om hun toegevoegde waarde duidelijk, meetbaar en procesmatig sterk te onderbouwen. Het op voorhand scherp definiëren van deliverables, mijlpalen en KPI’s - aangevuld met heldere exitcriteria en een geplande overdrachtsfase - maakt vanaf de start zichtbaar dat de opdracht gericht is op concrete resultaten én duurzame kennisversterking binnen de organisatie. Door daarbij je methodologie, governance en aanpak voor kennisoverdracht expliciet te documenteren, toon je niet alleen je onafhankelijkheid en tijdelijke inzet, maar ook dat je vertrekt vanuit respect voor de interne werking en kerntaken van de overheid.

Daarnaast versterkt een goed inzicht in drempelbedragen, termijnen en procedurele stappen je geloofwaardigheid bij aanbestedende diensten. Door de vereiste doorlooptijden correct te integreren in je planning, bevestig je dat je het aanbestedingskader begrijpt en realistisch meedenkt met de verwachtingen van de opdrachtgever. Dit draagt rechtstreeks bij aan vertrouwen en voorspelbaarheid. Ook op digitaal vlak wordt maturiteit steeds meer een basisvoorwaarde. Een correcte en foutloze toepassing van e‑Procurement, gecombineerd met gestructureerde e‑facturatie volgens de Peppol‑normen, verlaagt de administratieve risico’s voor overheden en toont dat je als leverancier operationeel volledig meedraait in hun digitale processen. Zo bouw je actief aan vertrouwen en professionaliteit. 

De hier geuite opvattingen zijn persoonlijke inzichten van de auteur en weerspiegelen niet noodzakelijk de visie van enige organisatie of betrokken partij.